Klantcase Prosman

Prosman verhuurt bemande verreikers voor bouw- en bosbouwwerkzaamheden in heel Nederland. Met eigen machines, eigen materieel en eigen medewerkers houden ze alles in eigen beheer.

Eigenaar Wilco zat zelf jarenlang op de machine. “Ik ben machinist geweest en heb nooit achter een computer gezeten.” Toch loopt bij Prosman inmiddels het hele proces digitaal, van planning tot factuur. We spraken Wilco en Henriëtte over de overstap naar TimeKing.

Drie, soms vier keer hetzelfde invoeren

Prosman werkte eerder met een werkbon-app, maar die paste niet bij het bedrijf. “De jongens moesten driehonderd velden aanklikken: ja, nee, dit en dat.” Het invullen was zo omslachtig dat Wilco iedere week achter de werkbonnen aan moest. “Als ik geen werkbonnen had, kon ik ook geen factuur maken.”

“De planning stond in Google Agenda, met kleurtjes”, vertelt Wilco. Aan het eind van de dag mailde hij de afspraken naar de medewerkers, die alles opnieuw moesten invoeren in de werkbon-app. Omdat die app niet gekoppeld was aan SnelStart, moest Wilco de gegevens daarna nogmaals overtypen in de boekhouding. “Als je ergens naartoe ging, moest je het drie, soms vier keer invoeren.”

Een planbord met kleurtjes

Wilco kwam TimeKing voor het eerst tegen op de ATH. “Ze hadden daar een groot scherm met het planbord erop, en dat viel me gelijk op. Heel veel planprogramma’s werken niet met kleurtjes.” Erwin, die bij Prosman het onderhoud doet, keek vooral naar het voertuigbeheer. “Het leek heel erg op hoe wij het deden, alleen veel makkelijker.”

Wilco wilde zijn planning wel overal kunnen zien, ook als hij niet op kantoor was. Dat kan nu. “Belt een klant of ik maandag nog een machine heb voor drie uurtjes, dan kijk ik meteen en kan ik gelijk ja zeggen.” Een nieuwe klus zet hij onderweg alvast in de werkvoorraad via de app. ’s Middags op kantoor plant hij die dan in bij de juiste medewerker.

Meedenken tot het werkt

Wilco hoefde bij de inrichting van TimeKing niet meteen alle mogelijkheden te gebruiken. TimeKing kwam langs, keek hoe Prosman werkte en richtte de software daarop in. De overstap begon met de basis. Daarna kwamen er steeds meer functies bij, zoals het werkplaatsbeheer.

Die aanpak beviel Wilco goed. “Wat je niet nodig hebt, zet je uit.”

Ook de medewerkers konden vrijwel direct met de app overweg. “Ik heb één keer uitleg gegeven aan het personeel. Daarna heb ik nooit meer iets hoeven uitleggen.” Nieuwe medewerkers hebben de app ook snel onder de knie. De werkbonnen komen nu vrijwel iedere dag vanzelf binnen, zonder dat Wilco erachteraan hoeft.

Wat Wilco het meest bijblijft, is dat TimeKing zich aanpast aan zijn proces, en niet andersom. "Voor sommige klanten was het benodigd om verschillende werkbonnen tegelijkertijd te laten aftekenen. Hiervoor bouwde TimeKing samen met Prosman een oplossing in de vorm van een aftekenlijst. Nu gaat deze aftekenlijst en de onderliggende werkbonnen direct mee met een kostenoverzicht."

Van drie dagen naar een halve middag

Waar Wilco vroeger alles drie keer invoerde, maakt hij nu één keer een opdracht aan. Daaruit volgen de planning, de werkbon, het kostenoverzicht en de factuur. “Met TimeKing scheelt het ons zo’n zestig procent werk, voor mij en voor het personeel.”

De facturatie ligt nu bij Henriëtte. Zij verstuurt elke donderdagmiddag alle facturen. “Wat zij nu in een halve dag doet, kostte mij vroeger twee tot drie dagen per week”, zegt Wilco. Bij de controle helpen de kleuren. “Je ziet in één oogopslag hoe ver je bent en wat er nog gedaan moet worden”, vertelt Henriëtte.

Zelf heeft Wilco nauwelijks nog iets met de facturatie te maken. “Ik bemoei me er helemaal niet meer mee. Vorige week moest ik haar nog bellen hoe ik een factuur moest versturen.”

Advies aan andere verhuurbedrijven

“Voor dit soort dienstverlening is het een schitterend programma. Als ik het kan, kan iedereen ermee werken.”