Van gegevens inkloppen naar administratief controller
Aannemingsbedrijf BeZee uit Zeewolde is een bedrijf met vele specialisaties, wat ook voor het nodige papierwerk zorgt. Met meer dan 25 medewerkers in de buitendienst die allemaal de werkbonnen aan het eind van de week inleverden en de verschillende administratieve processen stapelden de papieren zich al snel op en was het overzicht verdwenen. Met TimeKing heeft BeZee een software pakket gevonden die dat een stuk sneller en overzichtelijker maakt. We spraken met Kimm, verantwoordelijk voor de administratie, over de verschillen in het werken en over de implementatie van TimeKing in het bedrijf. Hieronder lees je het interview
Hoe was de oude werkwijze en waar liepen jullie tegenaan?
Alle werkbonnen werden wekelijks op papier ingeleverd en dan konden we vaak op maandag nog achter missende, incomplete of niet kloppende bonnen aan. Nu ontvangen we dagelijks alle werkbonnen in het systeem en kunnen we ze gelijk controleren.
Waar we voorheen tegenaan liepen is dat alle werkbonnen op vrijdag, en vaak genoeg pas maandag, werden ingeleverd. Dit moesten we dan nalopen, kloppend maken en vervolgens invoeren. Wat veel stappen en typewerk was, vooral het nalopen van alle werkzaamheden was een tijdrovende taak. Dan moet je weer bij de medewerker aankloppen en vragen naar de hoeveelheid materialen of welk extra werk er is geweest. Nu we alles dagelijks binnen krijgen, zien we veel gemakkelijker of alles klopt. Bijkomend voordeel is dat alles al in het systeem staat en we dus niets hoeven in te voeren en over te typen.
Hoe is de implementatie verlopen?
Onze planner zei dat onze werkwijze veel eenvoudiger en sneller kon met een digitaal systeem. Hij had eerder goede ervaringen met TimeKing en daarop hebben we contact opgenomen. Vanaf dat moment is het snel gegaan. TimeKing heeft gelijk een afspraak op locatie ingepland en we konden direct met het systeem aan de slag. Daarnaast zijn ze altijd telefonisch bereikbaar voor vragen en hulp op afstand. Drie weken later is TimeKing weer langs geweest en zijn we volledig met het systeem gaan werken.
Wat spreekt jullie aan in de software van TimeKing?
We hebben veel verschillende werkzaamheden en het systeem moet daar wel flexibel in zijn. Met TimeKing hebben we de mogelijkheid om de werkprocessen naar wens in te richten. Door de snelle implementatie konden we zelfstandig aan de slag met het systeem en kwamen we er snel achter dat het eenvoudig is om mee te werken. We merken dat we veel meer overzicht hebben en het controleren is een stuk sneller en nauwkeuriger. Andersom werkt het ook; werknemers maken zelf ook bonnen aan wanneer ze extra werk hebben. Zo wordt er niks meer vergeten en het maakt ons werk nog makkelijker.
‘’Met TimeKing hebben we een bedrijf gevonden dat niet alleen het systeem heeft maar ook de kennis en flexibiliteit om te bieden wat we nodig hebben. Ze geven advies en sturen bij waar nodig. Daarnaast zijn het fijne mensen om mee te werken.’’
Wat voor voordelen zagen jullie?
Wat vooral fijn is, is dat we met de vele opties en mogelijkheden het systeem zo kunnen inrichten dat het voor ons perfect werkt. We hebben bijvoorbeeld een aantal gespecialiseerde werkzaamheden die een ander proces hebben. Daarnaast hebben we ook opdrachtgevers waarbij we aan de administratieve kant een ander proces aanhouden. Het systeem van TimeKing geeft ons de mogelijkheid alle processen tegelijk, goed en overzichtelijk in één systeem bij te houden.
Wat is er veranderd ten opzichte van het oude proces sinds de implementatie en merkte je gelijk verschil?
Ik werk al meer dan 20 jaar met een papieren administratie en facturatie dus het was ook wel erg wennen. Maar inmiddels zou ik het niet meer anders willen, het scheelt zoveel werk en gepuzzel. Het grootste verschil voor mij is dat ik op maandag geen berg papier op mijn bureau heb liggen maar alle informatie op één scherm heb.
Over het algemeen merken we dat de dagplanning aan het eind van de dag vaak gelijk klopt. Waar we voorheen erbovenop zaten om ervoor te zorgen dat alles klopte en er niks vergeten werd. Eerst moesten we nog fysiek navragen naar wat een medewerker heeft gedaan die dag of paar dagen geleden. Wat dat betreft zijn onze rollen ook veranderd. We zijn nu meer controllers die zorgen dat alles goed loopt en alles in het systeem bijwerken.
Hoe reageren de werknemers op de app?
In het begin vroegen ze zich af of het wel nodig was om iets te veranderen. Maar nu ervaren ze hoe gemakkelijk het is. Ze weten en zien nu ook hoeveel uren ze hebben gewerkt. Wat ook weer discussie kan voorkomen ten opzichte van dat we de gewerkte uren vroeger achteraf moesten invoeren.