Niet complex en snel onder de knie
In het hoveniersvak is de klantwens leidend, iets wat ze bij het hoveniersbedrijf van René Berentschot als geen ander begrijpen. René’s zoektocht was daarom ook gericht op een planning en urenregistratie met dezelfde flexibiliteit en klantgerichtheid. Na een grondige zoektocht heeft hij een digitale partner gevonden die de waarde van maatwerk op basis van klantwensen deelt. We spraken met René over zijn zoektocht, wensen en zijn ervaring met het digitale proces.
Ik heb van mijn collega begrepen dat jullie een uitgebreide zoektocht naar het juiste systeem hebben gedaan?
Ja, dat klopt. Wij wilden een systeem dat eenvoudig en gebruiksvriendelijk is, zodat we zonder obstakels kunnen overstappen en niet teruggrijpen naar oude gewoontes. TimeKing bood direct veel opties om onze gehele bedrijfsvoering te digitaliseren, maar ze hebben eerst een plan gemaakt om dit stap voor stap te implementeren. Zonder druk.
Wanneer ik bij een klant kom, luister ik eerst naar hun wensen. Het werkt niet als ik direct begin te vertellen wat ik zou doen of wat de klant moet doen. Het moet een samenwerking zijn, en dit zochten we ook in de software: een partner die met ons meedenkt en aansluit bij onze manier van werken. We konden direct beginnen en het systeem stap voor stap uitbreiden. Het gaf ons de flexibiliteit die we zochten en zorgde voor een soepele overgang zonder dat we teruggrijpen naar het oude vertrouwde.
Wat waren de overwegingen om te gaan digitaliseren?
Als hoveniersbedrijf hebben we veel terugkerend werk, piekdrukte in bepaalde periodes, en onverwachte extra klussen die we ter plaatse tegenkomen. Voorheen noteerden we alles op papier, maar dat werd al snel onoverzichtelijk.
Er zat geen verband in ons oude systeem en het was dubbel werk, omdat we alles in twee systemen registreerden. Iets werd genoteerd, vervolgens weer genoteerd voor aan de muur en weer genoteerd op een papieren werkbon. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een systeem waarin we zowel onze planning, opdrachtbonnen en de verwerking konden beheren. Nu zit daar samenhang in en dat maakt het efficiënt.
“Een bureau vol verfrommelde, modderige en onleesbare opdrachtbonnen. Nu ik er op terug kijk ben ik blij dat dat verleden tijd is”
Hoe is de implementatie verlopen?
De implementatie is snel en soepel verlopen. We kozen ervoor om vlak voor de winter te starten, met de gedachte dat we het in maart operationeel hadden, maar dat bleek toch veel sneller dan verwacht te gaan.
Wat zijn de voordelen voor jullie?
De lange termijn planning is voor ons een groot voordeel. We kunnen alle opdrachten direct invoeren en terugkerende klussen eenvoudig dupliceren en opnieuw inplannen. Met de status kleuren zie ik meteen welke bonnen nog gefactureerd moeten worden.
De buitendienst is ook enthousiast over de app en het gebruiksgemak. Ze kunnen eenvoudig extra informatie van de klant toevoegen als notitie of foto van een bijzonderheid of afgeleverde klus, wat mij helpt om direct nieuwe afspraken in te plannen.
Hoe kijk je nu terug op de keuze voor TimeKing?
We zijn nog steeds blij met onze keuze. We maken op ons eigen tempo stappen in het systeem. Zo gaan we binnenkort het systeem uitbreiden met een projectadministratie, wat ook weer kan worden ingesteld naar onze voorkeur en werkwijze. Zo willen we meer overzicht krijgen op lopend onderhoud, repeterend werk en daarnaast meer grip krijgen op de inkoop van materialen en het gebruik van de machines.
Zou je TimeKing aanbevelen aan andere hoveniersbedrijven?
Zeker! Het gebruiksgemak, het overzicht en de duidelijkheid zijn grote voordelen. Je zet de opdracht erin en het is direct geregistreerd. Het systeem is flexibel, wat vooral in drukke periodes handig is. Daarnaast kun je koppelen met je boekhouding en het systeem naar je eigen behoeften aanpassen. TimeKing is veelzijdig en daarom geschikt voor veel bedrijven met een buitendienst.