Met het oog op de toekomst
Het hoveniersbedrijf van Jaap Akershoek in Tholen, is al ruim 30 jaar actief op het eiland en daarbuiten. Bij Akershoek hebben ze een schat aan ervaring in het ontwerpen, aanleggen en onderhouden van zowel particuliere als openbare projecten. Met een hecht team van 5 medewerkers, waaronder Jaap zijn broer en zoon, bieden ze kwaliteit en blijven ze naar eigen zeggen ook ”mooi geleidelijk groeien als bedrijf.”
In die 30 jaar is er ook veel aan planning en administratie bij gekomen voor Jaap, iets waar hij ook geleidelijk aan mee heeft leren omgaan en wat er nu helemaal bij in is geslepen. Iets wat hij, met het oog op de toekomst, niet van zijn opvolger kan verlangen. We spraken met Jaap over zijn digitale stap, niet uit nood maar vanuit beleid.
Je zei niet actief op zoek te zijn naar een manier om digitaal te werken, hoe ben je dan toch bij TimeKing uitgekomen?
Dat was bij jullie stand op de Groene sector vakbeurs. De jongens zeiden tegen mij dat het tijd was om met een app te gaan werken. Zij wilden graag van al het papierwerk af. Wat ik wel snap, zij zijn ook meer opgegroeid met techniek. Voor mij persoonlijk, was de wens er nog niet. Het meeste heb ik wel in mijn hoofd en kan zo nog wel een tijdje doorwerken.
Waarom heb je dan toch voor TimeKing gekozen?
Direct na de beurs hebben we contact gehad en kon ik gelijk beginnen met digitaal plannen. Wat ik merkte was dat je gelijk meer overzicht hebt. Door het overzicht kan je gemakkelijk vooruit plannen en ook je vaste en jaarlijks terugkerende klussen erin zetten. Je kunt makkelijk dingen verplaatsen of veranderen. Als je dit op papier doet moet je gaan strepen en wordt het al gauw onoverzichtelijk. Daarna zijn we stap voor stap verdergegaan met de software. Je moet er wel tijd in steken als je het goed wil doen.
Wat maakt de software geschikt voor de hoveniersbranche?
Er is veel mogelijk en er zijn handige functies. Zo hebben wij onze klanten, materialen en de tarieven allemaal in TimeKing gezet. Er zijn ook nog genoeg functies waar wij geen gebruik van maken, zoals de voertuig registratie. Wat dan ook goed is aan jullie systeem is dat je alles wat je niet gebruikt of nodig hebt weg kunt laten. Dat je het naar eigen voorkeur kan inrichten is mooi, want zo blijft het ook eenvoudig.
Een ander voordeel is dat wanneer ik 's avonds de planning maak. De medewerkers toch vast gaan kijken in de app omdat ze nieuwsgierig zijn. Dan gaan ze toch automatisch vast nadenken en heb ik de volgende ochtend minder tijd nodig om alles met ze door te nemen.
“TimeKing heeft het zo voor ons ingericht dat wij dit nu links een overzicht met nog te plannen werkzaamheden naast het planbord hebben, een mooi stukje maatwerk.”
Onderdeel van de implementatie was het samen bouwen van een koppeling met King,dat is niet zonder slag of stoot gegaan, hoe kijk je daar op terug?
Weet je wat het is. Je moet ook een beetje geduld hebben. Jullie hebben trouwens ook genoeg geduld met mij. Een nieuwe koppeling maken, het maatwerk en de tijd die jullie erin stoppen. We staan in nauw contact met jullie ontwikkelaars en vragen vanuit ons worden altijd goed opgepakt. Zo ben ik al snel begonnen met het versturen van de eerste facturen vanuit TimeKing.
We hebben er bewust voor gekozen om de implementatie in kleine stappen te doen en daarom is er besloten om alles telefonisch en digitaal te doen. Iets wat goed werkt. Jullie zijn goed bereikbaar en flexibel in het maken van afspraken. Ook voor mij werkte het goed om zo elke week een volgende stap te zetten. Niet alles in één keer maar geleidelijk aan het systeem te gebruiken.
Je bent nog lang niet klaar met werken? maar stel dat je het zo aan je zoon moest overlaten?
Digitaal heeft toch de toekomst, de jeugd groeit er mee op, ik ook wel maar toch minder. Zoals ik zei zit het meeste wel in mijn hoofd maar dat kan ik niet van mijn opvolger verlangen. Ik ben langzaam begonnen en geleidelijk gegroeid. Enige nadeel is dat je wel afhankelijk bent van de techniek. Dus is het belangrijk om het goed neer te zetten. We steken er nu veel tijd in zodat het in de toekomst veel oplevert.
Uiteindelijk heb ik er zelf ook gemak van. Zo hoef ik zelf niet meer over na te denken of op gevoel te denken of je nog extra werk kan aannemen. Je hebt een beter inzicht over hoe je klussen kan aanpakken en we vinden nu ook makkelijker gaatjes voor kleinere klussen.
Tot slot, wat vind je van de samenwerking?
De samenwerking gaat goed, de lijnen zijn kort. Jullie zijn goed bereikbaar en nemen echt de tijd voor je. We zijn nu drie maanden verder en steeds nemen jullie mij een stapje verder.